Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Mijn Airco Installateur (“wij”), gevestigd aan de Burgstraat 2e, 4201 AC Gorinchem (KvK 11063849), is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die u via deze website aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij een offerteaanvraag of via de chat-assistent. Zodra wij uw aanvraag doorgeven aan een installateur, wordt dat installatiebedrijf zelf verwerkingsverantwoordelijke voor het verdere offerte- en klanttraject; u kunt uw rechten dan ook rechtstreeks bij dat bedrijf uitoefenen.

Installatiebedrijven gebruiken onze software daarnaast voor hun eigen klantadministratie (offertes, werkbonnen, het wettelijke F-gas-logboek). Voor die gegevens is het installatiebedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: we verwerken ze uitsluitend in opdracht van het bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken we?

Bij een offerteaanvraag verwerken we de gegevens die u zelf invult: uw naam, uw postcode, huisnummer en eventuele toevoeging, uw e-mailadres en telefoonnummer, uw voorkeuren (waar u op stuurt, zoals prijs, functies of design, en de apparaatfuncties die u graag wilt) en een eventueel bericht met uw wensen. Op het korte formulier op de homepagina vragen we alleen uw adres en e-mailadres.

We vullen uw adres automatisch aan met de bijbehorende straat, plaats en kaartcoördinaten (om installateurs in uw regio te vinden) via de openbare adressenregistratie (BAG) van het Kadaster. Daarvoor sturen we uw postcode en huisnummer naar het Kadaster (Nederland). Lukt dat niet, dan bewaren we alleen wat u zelf invulde.

Heeft u een account (bijvoorbeeld als installateur, monteur of eigenaar van een installatie), dan verwerken we daarnaast uw naam, e-mailadres en de gegevens die bij uw rol horen, zoals certificaatnummers van monteurs of de installatiegegevens van uw airco, plus technische gebruiksgegevens zoals de gelezen-status van meldingen en bewijzen van e-mailverzending.

Gebruikt u als accounthouder Maico, de interne hulp-assistent in de app, dan verwerken we de chatberichten die u zelf typt (met uw account- en rolgegevens erbij) om uw vraag te beantwoorden en de kwaliteit van de assistent te bewaken. De assistent heeft klantgegevens nooit nodig. Zet ze dus niet in uw vraag.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

We gebruiken uw aanvraaggegevens om uw aanvraag te koppelen aan passende, gecertificeerde installateurs in uw regio, zodat zij u een vrijblijvende prijsindicatie en offerte kunnen sturen. De grondslag hiervoor is uw toestemming, die u geeft door het akkoordvinkje bij het formulier aan te zetten. U kunt die toestemming altijd weer intrekken (zie punt 7).

Voor accounts verwerken we gegevens omdat dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (het leveren van de software). Voor het wettelijke F-gas-register geldt een wettelijke verplichting (Europese verordening (EU) 2024/573). Daarnaast verwerken we beperkte technische gegevens voor foutbewaking en misbruikpreventie (zoals het tijdelijk bijhouden van aanvraag-frequentie); dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belangbij een veilige, werkende dienst. Op diezelfde grondslag verwerken we de chatgesprekken van accounthouders met de interne hulp-assistent Maico: kort bewaard (zie punt 5), alleen in te zien door het platform-team voor kwaliteits- en misbruikcontrole, nooit door uw werkgever, en nooit voor marketing.

4. Met wie delen we uw gegevens?

We delen uw aanvraag (inclusief uw adres, e-mailadres en telefoonnummer) met een of meer gecertificeerde installateurs uit uw regio om u een prijsindicatie of offerte te kunnen laten sturen. We verkopen uw gegevens niet voor reclamedoeleinden van derden.

Daarnaast schakelen we een klein aantal dienstverleners in. Die verwerken gegevens binnen de Europese Unie, of daarbuiten uitsluitend op basis van EU-standaardcontractbepalingen (dat vermelden we hieronder per partij):

• Supabase: hosting van onze database en bestanden, in het EU-datacenter Frankfurt (Duitsland);
• Vercel: hosting van de website zelf (zodra live), met technische toegangslogboeken; doorgifte onder EU-standaardcontractbepalingen;
• Resend: het versturen van e-mail namens ons en namens installateurs (zoals een offerte- of afspraakbevestiging); doorgifte onder EU-standaardcontractbepalingen;
• Mollie: betaaldienstverlener (Nederland) wanneer u een factuur van een installateur online betaalt; Mollie is voor de betaaltransactie zelf een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke;
• Anthropic: het AI-model achter de chat-assistent op installateurspagina's én achter Maico, de interne hulp-assistent voor accounthouders (zodra die actief zijn): chatberichten worden voor het genereren van een antwoord verwerkt onder EU-standaardcontractbepalingen en niet gebruikt om AI-modellen te trainen;
• OVHcloud: Europese cloudpartij (Frankrijk) voor tekstindexering van onze eigen kennisbank, zodra die functie actief is;
• Sentry: foutbewaking van de software, waarbij persoonsgegevens uit foutmeldingen worden gefilterd vóór verzending; doorgifte onder EU-standaardcontractbepalingen;
• Kadaster (BAG): de openbare Nederlandse adressenregistratie voor de adresaanvulling.

5. Waar en hoe lang bewaren we ze?

Uw gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie (datacenter Frankfurt, Duitsland); voor doorgiften buiten de EU gelden de waarborgen uit punt 4. De verbinding met deze website is versleuteld en de toegang tot gegevens is per installatiebedrijf strikt gescheiden.

Leidt uw aanvraag niet tot een opdracht, dan verwijderen of anonimiseren we de persoonsgegevens van uw aanvraag uiterlijk 12 maanden na afronding of verval. Dat gebeurt automatisch. Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht die vóórgaat: facturen bewaren we 7 jaar (belastingwetgeving), het F-gas-installatieregister ten minste 5 jaar (verordening (EU) 2024/573) en ondertekende werkbonnen 5 jaar (verjaringstermijn). Chatgesprekken met de interne hulp-assistent Maico bewaren we maximaal 7 dagen; daarna worden ze automatisch verwijderd.

6. Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies en vergelijkbare technieken: cookies voor het inloggen en lokale opslag voor voorkeuren zoals uw kleurthema. We gebruiken geen tracking- of marketingcookies en tonen daarom ook geen cookiebanner.

7. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en u kunt uw toestemming intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking. Neem daarvoor contact met ons op via privacy@mijnaircoinstallateur.nl. We reageren binnen een maand. Gaat uw verzoek over het klanttraject bij een installatiebedrijf, dan kunt u zich ook rechtstreeks tot dat bedrijf wenden. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we een nieuwe dienstverlener inschakelen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.