Verwerkersovereenkomst

1. Wie zijn de partijen?

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen u — het installatiebedrijf dat een account op Mijn Airco Installateur gebruikt — en Mijn Airco Installateur, gevestigd aan de Burgstraat 2e, 4201 AC Gorinchem (KvK 11063849). Zij vormt één geheel met onze algemene voorwaarden en gaat in zodra u bij het aanmaken van uw bedrijfsomgeving akkoord geeft.

U bent de verwerkingsverantwoordelijke: het is uw klantadministratie, u bepaalt waarvoor die gegevens worden gebruikt. Wij zijn verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend om u de dienst te leveren, en alleen volgens uw instructies.

2. Waar deze overeenkomst wél en niet over gaat

Wel:alles wat in uw bedrijfsomgeving staat — uw klanten, offertes, prijsindicaties, facturen, afspraken, werkbonnen en foto's, uw F-gas-registratie en logboek, uw teamleden en hun certificaten, en de e-mail die u vanuit het platform verstuurt.

Niet: de aanvragen die binnenkomen via onze eigen website, zolang die nog niet aan u zijn toegewezen. Daarvoor zijn wíj verantwoordelijke. Zodra een aanvraag aan u wordt toegewezen, gaat die verantwoordelijkheid over op u en geldt vanaf dat moment deze overeenkomst. Voert u zelf een aanvraag in die u telefonisch kreeg, dan bent u vanaf het begin verantwoordelijke. Ook uw eigen account- en factuurrelatie met ons valt hierbuiten: daarvoor zijn wij verantwoordelijke, zoals beschreven in onze privacyverklaring.

3. Onze instructie-plicht

Wij verwerken uw gegevens alleen op uw instructie. Uw gebruik van het platform ís die instructie: wat u invoert, versturen wij; wat u niet aanzet, doen wij niet. Wij gebruiken uw klantgegevens nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet, en zetten ze niet in om modellen te trainen. Moeten wij op grond van de wet iets verwerken dat buiten uw instructie valt, dan melden wij dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

Enkele verwerkingen die u expliciet aanzet en die daarmee onder uw instructie vallen: e-mail die namens u wordt verstuurd (met uw naam als afzender en het platform als bezorger), het delen van offerte-, factuur- en dossierlinks met uw klant, het exporteren van facturen naar het boekhoudpakket dat u koppelt, de zichtbaarheid van planning en dossiers voor uw eigen teamleden, en de foto's die uw monteur bij een klus of schouw maakt.

4. Ondersteuning en meekijken

Om u te kunnen helpen, kan een beheerder van ons platform in uw omgeving meekijken. Dat is een verwerking op uw instructie en gebeurt terughoudend: alleen om een storing of vraag op te lossen. Onze medewerkers zijn tot geheimhouding verplicht. Wij maken geen kopieën van uw gegevens voor ondersteuning en nemen niets mee buiten het platform.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). De belangrijkste:

• Strikte scheiding tussen bedrijven. De database wijst elk verzoek standaard af, tenzij aantoonbaar is dat het om uw eigen bedrijf gaat. Een ander installatiebedrijf kan uw gegevens niet opvragen — ook niet met een gemanipuleerd verzoek.
• Versleuteld transport, opslag in de EU. Verkeer gaat over TLS; uw gegevens staan in Frankfurt.
• Afgeschermde bestanden.Handtekeningen, werkbonfoto's en documenten staan in afgesloten opslag en zijn alleen te openen via een tijdelijke, persoonlijke link.
• Locatiegegevens uit foto's verwijderd. Bij het uploaden strippen wij automatisch de EXIF-gegevens, inclusief GPS — er komt dus nooit een woonadres via een foto in het systeem.
• Geen tracking. Wij gebruiken geen marketing- of trackingcookies en meten niet of uw klant een e-mail opent.
• Onveranderbare registers. Het F-gas-logboek, werkbonnen en wettelijke registraties zijn alleen aan te vullen, niet achteraf te herschrijven.
• Automatisch opruimen. Wat niet bewaard hoeft te blijven, wordt dagelijks automatisch verwijderd volgens de termijnen in artikel 7.

6. Subverwerkers

Wij schakelen de onderstaande partijen in om de dienst te kunnen leveren. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met minimaal dezelfde verplichtingen als deze. U geeft hiervoor toestemming door akkoord te gaan met deze overeenkomst. Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan melden wij dat vooraf en kunt u bezwaar maken.

Daarnaast bevragen wij openbare bronnen zonder dat daar persoonsgegevens van uw klanten heen gaan: het Kadaster (BAG) en PDOK voor adressen, en de KvK-registratie voor bedrijfsgegevens. Koppelt u zelf een boekhoudpakket, dan stuurt het platform op uw instructie factuurgegevens naar die partij; die relatie is de uwe.

7. Hoe lang wij bewaren

Wij bewaren niet langer dan nodig. Waar de wet een termijn voorschrijft, volgen wij die — ook als u zou vragen om eerder te wissen; dat is dan wettelijk niet toegestaan.

Stopt u met het platform, dan verwijderen wij uw gegevens of geven wij ze aan u terug, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren. U krijgt daarvoor eerst de gelegenheid uw gegevens te exporteren.

8. Als uw klant zijn rechten uitoefent

Vraagt een klant van u om inzage, correctie of verwijdering, dan bent u degene die daarover beslist — het is immers uw administratie. Wij helpen u dat uit te voeren: het platform heeft ingebouwde functies om gegevens op te zoeken, te corrigeren en te wissen, inclusief de bijbehorende bestanden. Van elke wissing leggen wij vast dát die is uitgevoerd, zonder de gewiste gegevens zelf te bewaren.

Komt zo'n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen wij de betrokkene door naar u en laten wij u dat weten. Wij beantwoorden zo'n verzoek nooit zelf.

9. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan melden wij dat zonder onnodige vertraging bij u — met wat wij weten over de aard, de omvang en de maatregelen die wij nemen. U beslist vervolgens over een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan uw klanten; wij leveren u de informatie die u daarvoor nodig hebt.

10. Controle

U mag controleren of wij ons aan deze overeenkomst houden. Wij geven u op verzoek de informatie die daarvoor nodig is. Wilt u een audit door een onafhankelijke deskundige laten uitvoeren, dan werken wij daaraan mee; kondig die ten minste twee weken van tevoren aan. De kosten zijn voor u, tenzij uit de audit blijkt dat wij tekortschieten.

11. Wijzigingen

Wijzigt deze overeenkomst inhoudelijk, dan krijgt hij een nieuw versienummer en laten wij u dat weten voordat de wijziging ingaat. Bij uw akkoord leggen wij vast welke versie u hebt aanvaard, zodat later duidelijk is waarmee u akkoord ging. Deze versie is 2026-07-dpa-v1.

12. Contact

Vragen over deze overeenkomst of over privacy? Mail privacy@mijnaircoinstallateur.nl. Wij reageren binnen een maand, en bij een datalek onmiddellijk.